Passo 2: Conciliar Saldos
Objetivos deste passo
Esta fase é essencial para a gestão financeira.
Caso você não chegue nessa fase, os dados não serão confiáveis. Apenas a conciliação dos saldos é que trará a certeza de que tudo o que aconteceu está lançado.
É muito comum que essa fase seja "esquecida", mas para a gestão ela é mudança. Agora a gestão financeira vai começar.
Outra coisa bem comum de acontecer nessa fase é perceber furos da fase anterior. Às vezes operações inteiras não estavam sendo lançadas, então é importante ajustar esses processos.
Checklist do que conferir antes de ajustarmos o saldo das contas
- Todas as contas a receber em aberto que existem são válidas, ou seja, estão de fato a receber? Se não são, já foram recebidas, no caso, o ideal é marcar como realizado, mesmo que não se tenha certeza de qual é a data. Esse histórico vai permanecer ali "bagunçando" o resultado. Importante: aqui você não pode baixar os recebimentos em aberto da conta Boleto.
- O mesmo para contas a pagar em aberto. Como já se tem a clareza que os dados dos anos anteriores estão imprecisos, eles não serão tomados como base de análise. Mas, teoricamente, se não constam contas em aberto, elas podem ser baixadas no sistema.
- Garantir que tudo que seja "do passado" já esteja lançado. Após o ajuste de saldos não deverá mais ser lançado/editado nada com data retroativa.
- Realizar as transferências da conta boleto que não tenham sido realizadas até aqui.
- Conferir se tem algo realizado no futuro.
Ajustar os saldos das contas de acordo com a realidade
Para este passo pode nos chamar, que ajudaremos você no como fazer.
Fazer ajustes no processo de trabalho para que possa ser sustentável a conciliação
Após acontecer o ajuste de saldos, tome cuidado com:
- Falta de registro das informações: normalmente, as despesas menores são negligenciadas e acabam não sendo registradas. No final do mês essas despesas pequenas formam um montante grande e você não sabe onde gastou todo aquele dinheiro que está faltando.
- Mais de uma pessoa no financeiro: Existe um ditado que cabe muito bem: "cachorro de dois donos morre de fome". Se na sua empresa isso acontece, é importante que as tarefas de cada responsável sejam bem definidas e claras. Exemplo que podem ser seguidos, é uma pessoa ser responsável por contas a receber e a outra pelo contas a pagar. Ou ainda dividir por conta financeira.
- Falta de organização: Criar uma rotina para os lançamentos financeiros é uma ótima saída para esse problema. Invista alguns minutos do seu dia para fazer os lançamentos. Se você me disser que tem 30 minutos para fazer o financeiro por dia, eu te digo que está perfeito, é mais que o suficiente.
Manter os saldos conciliados
A conciliação bancária é uma ferramenta que garante uma visão realista das finanças da empresa e que apoia a tomada de decisão. Além disso, tudo fica mais complicado sem dados financeiros, nunca se sabe a hora correta de investir ou cortar alguma despesa.
Os erros são normais quando se está começando a conciliar os saldos. São raras as conciliações que não passam por isso. Mas, esses furos são normais apenas no começo, hein?!
E é extremamente necessário que você tente localizar os erros para tentar extingui-los.
Sem dúvidas, um dos grandes desafios da gestão financeira é conciliar os saldos. Uma vez ajustado, não é aconselhável fazer lançamentos com datas retroativas, e se você optar por fazer a conciliação manual, sempre fique atento para realizar as transações na conta, data e valor corretos.
Por que devo conciliar saldos?
- Se você está tentando conciliar os saldos e o caixa furou, continue lendo nosso artigo e descubra por que isso acontece e como resolver. — 4 minutos
- Quer entender profundamente o que é conciliação bancária, como ela pode ajudar nos seus resultados e como realizá-la de forma eficiente? Este post é para você. — 6 minutos
- Aprenda tudo o que você precisa saber sobre conciliação bancária e como realizá-la utilizando OFX. — 3 minutos
E o que você vai ganhar com este passo?
- Confiança nos lançamentos.
- Começar a entender o fluxo do dinheiro.
Tempo recomendado para este passo
De duas semanas até 60 dias.
Rotina do passo 2
- Continuar sempre fazendo as tarefas do Passo 1.
- Conferir o saldo com frequência regular. O ideal é que o mínimo seja:
- Uma vez por dia: caixa físico
- Uma vez por semana: contas correntes
- Fazer transferências entre as contas quando ocorrer depósitos ou saques.
- Realizar ajustes em modo de trabalho, se necessário.
- Controlar o saldo de todas as contas financeiras.
- Alterar os lançamentos em aberto a pagar na virada do mês para novas datas coerentes.
- Fazer cobrança efetiva de contas a receber.
- Tomar ações para evitar possíveis saldos negativos nas contas.
- Usar as informações do sistema para facilitar seu dia-a-dia.
- Olhar o fluxo de caixa do mês que já encerrou.
Vídeos e Materiais de treinamento deste passo
- Conciliação Bancária
- Saques, depósitos e transferências
- Corrigindo ou alterando informações em uma transação
- Resumo dos pagamentos e recebimentos
- Recebendo um boleto no banco