Importação automática de compras

Com o Fácil123 você não precisa mais aguardar as notas dos fornecedores chegarem na sua empresa para depois lançá-las.

O sistema irá importar as notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa diretamente da SEFAZ e irá importar o XML automaticamente, sem sua interação.

Você pode fazer a impressão do DANFE das compras importadas automaticamente.

Habilitando o APP

Para utilizar essa funcionalidade sua empresa deve estar com o app Importação automática de compras instalado na Loja de Apps, para isso converse com seu gestor de contas.

Importante: O importador automático de compras funciona somente para empresas que utilizam o certificado digital tipo A1.

Definindo Quadro e Etapa padrão

Com a funcionalidade habilitada, a pessoa responsável pelas configurações do sistema em sua empresa deverá definir qual quadro e etapa padrão para as compras importadas automaticamente:

1. Após criada a etapa e habilitar o APP, no menu superior clique na Engrenagem → clique em Compras
2. Na importação automática selecione a opção Compras no Quadro para importação automática de compras
3. Selecione a Etapa para importação automática de compras
4. Selecione se o lote deve ser importado automaticamente.

Você tem a opção de importar automaticamente o lote sugerido. As opções são:

• Não definir: O sistema não preencherá o lote automaticamente.
• Usar as tags de lote: O sistema usará apenas as tags específicas de lote da NF-e. Isso funcionará bem para medicamentos e matérias-primas farmacêuticas.
• Tentar adivinhar: O sistema priorizará o uso das tags específicas de lote da NF-e. Caso não haja, ele tentará adivinhar o lote a partir das informações complementares e nome do produto usando inteligência artificial.

Ao definir a etapa padrão para compras importadas automaticamente, é preciso considerar que a mesma deve ser analisada antes de ser registrada como uma compra.

Sugerimos que seja verificado as configurações da etapa para que: - Não gere financeiro - Não movimente estoque - Não atualize custos - Nem considere no planejamento de produção

antes da sua conferência.

Passo a passo

Para visualizar as importações:

Clique em Compras → clique em Quadro → na etapa Conferir estarão todas as compras que foram importadas automaticamente.

Aviso: Na primeira vez que a importação automática de compras for acionada, o sistema irá buscar todas as compras emitidas para seu CNPJ, inclusive compras retroativas. Por isso, é fundamental validar a etapa Conferir também nos meses anteriores.

É importante que sua empresa saiba que o Fácil123 importa apenas as notas de operações normais, como por exemplo, compras de mercadorias. Notas complementares, de demonstração, brindes, devolução e de ajuste, não são importadas automaticamente.

A importação de compras automática tem o mesmo comportamento que a importação manual do XML. A grande diferença é que você não precisará buscar o XML junto ao fornecedor ou esperar por dias.

Depois que o XML estiver importado na etapa Conferir, você precisará: - Conferir a Nota - Verificar dados do fornecedor - Associar itens (caso sejam novas compras nunca lançadas via XML) - Informar método de pagamento (caso não exista)

Materiais relacionados: - Registrando uma compra usando o XML - Importando um XML com produtos já comprados anteriormente - Usando rascunho de compras - Usando quadro de compras

Excluindo uma compra importada automaticamente

Se sua empresa faz o lançamento de todas as compras, é muito provável que apareçam notas que já foram registradas anteriormente. Nesse caso é só excluir a compra da etapa Conferir.

Notificação de erros das importações automáticas de compras

Caso deseje é possível ser notificado sempre que alguma importação automática de compras não concluir com sucesso.

Assim, como em outros APPs da Loja de Aplicativos, é possível ser notificado via Central, E-mail e/ou Chat.

A pessoa responsável pelas configurações do sistema pode habilitar as notificações das importações para seu usuário.

Log das integrações das importações automáticas de compras

Sempre que for notificado com algum erro na importação automática de compras, é possível verificar esses registros nos Logs das Integrações. É só clicar na notificação e você será direcionado para o log desse erro.

Para consultar todas as últimas importações: 1. No menu superior clique na sua foto 2. Clique em Log das Integrações 3. Aplique os filtros que desejar e confira os registros

Regras de funcionamento

• Os fornecedores são cadastrados automaticamente caso eles não existam no sistema.
• Se o produto da compra importada automaticamente estiver cadastrado e ele já tenha sido usado em outra compra, o Fácil123 faz o vínculo automaticamente.
• As conversões de unidades de medida acontecem automaticamente para os produtos conhecidos pelo sistema.
• Importações de compras que ficarem com algum produto pendente de vínculo são marcadas como rascunho.
• O importador automático apenas importa as notas com a finalidade Normal. Devolução e outros eventos precisam ser lançadas manualmente.
• O importador irá registrar os XMLs das notas de saída do seu fornecedor, que no caso, são as notas de entradas no Fácil123.
• O importador automático deve ser usado apenas no Fácil123. Se você tiver outro sistema fazendo essa importação, ou até a sua contabilidade, terão erros na sua importação. A SEFAZ só permite que um local faça esse download.

Erros na importação

Erro: Consumo indevido no download dos eventos de DF-e iniciando no nsu #XXX

Esse erro ocorre quando tem mais de um lugar fazendo o download dessas notas fiscais na SEFAZ. É necessário parar a importação no outro local para que volte a funcionar no Fácil123.

Perguntas e Respostas

1 – Se eu não quiser importar a nota fiscal para compras, é só deletar ela da etapa conferir?

Isso mesmo, caso exista alguma compra que já tenha sido registrada no sistema ou alguma compra que você não deseja cadastrar, é só excluir.

2 – Todo começo de mês eu passo os XML do mês anterior para contabilidade, tem como fazer o download desses XML que o sistema está importando?

Neste caso você pode baixar XML de todas as compras no mês anterior, na tabela. Selecione as compras lançadas → depois clique em Download dos arquivos XML → depois envie o arquivo para a contabilidade.

3 – Essas compras importadas vão movimentar o estoque?

Na configuração da etapa do quadro para compras importadas automaticamente, você pode definir se essas compras movimentarão ou não o estoque. Recomenda-se que não movimente, e que, após a conferência, você mova essa compra para uma etapa que movimente o estoque.

4 – Percebi que não foram importadas minhas notas de devolução. O que faço?

O Fácil123 só importa as notas de operações normais, como por exemplo, compras de mercadorias. Notas complementares, de demonstração, brindes, devolução e de ajuste, não são importadas automaticamente.

5 – E as NFe's que eu já importei e estão no sistema, elas aparecem novamente?

Seus lançamentos não sofrerão alteração nenhuma. Só que essas notas serão importadas novamente. Assim que você conferir e ver que já está lançada é só deletar da etapa conferir. Quando a sincronização é ligada, o sistema busca na Receita e coleta 100% das notas que estão lá disponíveis.

6 – O que está na etapa compras é o que já está no estoque, já está lançado?

Sim. O que estiver na etapa Compras, são as compras que você já tinha lançado anteriormente.

7 – Como a compra vai para o financeiro?

Tem duas formas: - Movendo de etapa diretamente no quadro - Alterando a compra

8 – Sei que tenho uma compra com nota emitida, mas ela ainda não foi importada, o que fazer?

As notas a serem importadas automaticamente podem levar algumas horas até serem carregadas. Recomendamos aguardar em torno de três horas. Caso não tenha importado após esse tempo, pode solicitar análise via chat.

9 – Quando a NF ainda está na etapa conferir, mas já aparece na tela de compras. Não é para aparecer somente quando eu passar para etapa compra?

Em Compras, olhando no modo Tabela, o Fácil123 vai mostrar 100% das compras, sem diferenciação de etapas. Só o quadro que diferencia as compras lançadas por etapa.

10 – Não está importando as notas fiscais dos fretes, por quê?

De fato não é possível importar notas dos fretes no Fácil123. São importadas apenas as notas de operações normais, como por exemplo, Compras de mercadorias.

11 – O que muda da importação automática de compras para o registro de compras com XML?

A diferença é que com a importação automática de compras, você não precisará mais aguardar o fornecedor enviar a nota, para então fazer o download do XML, e depois importar para o Fácil123. Com a importação automática o processo é bem mais rápido e simples.

12 – Notas de remessa de industrialização serão importadas?

Sim. Não são importadas automaticamente as notas complementares, de devolução e de ajuste.

13 – Qual o comportamento do Fácil123 com a importação automática de compra quando uma NF-e for cancelada?

Se a nota for cancelada depois de ter sido importada automaticamente, o Fácil123 não fará nenhuma ação, pois já importou a nota quando ela estava autorizada e disponível na SEFAZ. Neste caso a compra poderá ser excluída manualmente. Lembrando que notas canceladas não são importadas.

14 – O importador automático trouxe notas cujo destinatário não é a minha empresa. Por que isso acontece?

O Fácil123 irá importar também notas das quais a empresa é participante do XML. Se o CNPJ da empresa consta como autorizado para o XML ou se for o transportador, será importada. Se não for o desejado, é só excluir a compra.

15 – Como faço uma recusa de uma nota de compra de um produto que não recebi?

A recusa de uma NF-e pode ser feita diretamente na SEFAZ, conforme o passo-a-passo abaixo:

1. Acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) da sua SEFAZ.
2. Procure pela opção "Manifestação do Destinatário".
3. Informe a chave de acesso da NF-e que você deseja recusar e o motivo da recusa.
4. Confirme a operação.