Incluindo uma venda com NF-e

O registro das suas vendas pode trazer grandes vantagens para a gestão da sua empresa. Controlar o estoque, lançar o financeiro e manter o histórico do seu faturamento são alguns exemplos.

Confira este vídeo e veja como é fácil incluir uma venda com boletos e nota fiscal eletrônica.

Adicionar pessoa na tela de vendas

Se você percebeu na hora de incluir sua venda que seu cliente ainda não está cadastrado no Fácil123, é possível adicionar uma pessoa diretamente na tela de vendas.

No campo destinatário role a barra até o fim ou pesquise pelo nome do cliente → clique em adicionar pessoa → preencha os dados do cliente normalmente, como já faz na tela de cadastro de pessoas → e clique em salvar.

E pronto, o novo cliente já está cadastrado no sistema e selecionado na inclusão da sua venda.

Editando pessoa na tela de vendas

Após incluir o destinatário da venda você pode fazer alterações no cadastro de pessoa, caso seja necessário. Para isso você já precisa ter preenchido o destinatário.

Ao lado do campo destinatário clique no Lápis → faça as alterações que desejar → clique em Salvar

Buscando Destinatário

Ao pesquisar pelo destinatário da sua venda você tem o Nome, CNPJ/CPF e Cidade do seu cliente. Para facilitar ainda mais, logo abaixo do Nome/Razão Social é possível visualizar o Nome Fantasia cadastrado.

Caso não haja nome fantasia cadastrado para o cliente, será exibido somente a razão social do mesmo.

Endereço de Entrega

Algumas empresas podem possuir endereço de entrega diferente do que consta no CNPJ, algumas recebem suas mercadorias em depósitos ou em outra sede.

Para facilitar no Fácil123 você pode informar o endereço de entrega na venda e ele aparecerá nas observações da sua NF-e.

Para informar o endereço de entrega na Venda clique nos "três pontinhos" ao lado da Natureza da operação, depois clique em "Endereço de entrega", então habilite a opção "Endereço de entrega", selecione o tipo de "Pessoa" e informe os dados da entrega do seu destinatário.

Salve o endereço de entrega e depois salve sua venda.

Ao imprimir o DANFE da NF-e observe que no campo "INFORMAÇÃO DO LOCAL DE ENTREGA" aparecerá o endereço de entrega informado.

Ao consultar uma venda, só aparecerá a opção "Endereço de entrega" se na venda possuir um endereço de entrega informado.

Imprimindo mais de um DANFE

Você sabe que pode imprimir o DANFE da sua NF-e diretamente na nota, mas, se precisar é possível selecionar várias vendas que foram autorizadas e imprimir todos os arquivos DANFE de uma vez só.

Na tela de vendas selecione as vendas que já foram autorizadas na receita → clique em "X Selecionadas" → clique em Imprimir danfes → envie os documentos para sua impressora.

No quadro de vendas você pode fazer o mesmo processo, selecionar as vendas autorizadas e imprimir todos os DANFE's de uma vez só.

Algumas NF-es não são vendas

Nem todas as NF-es emitidas são pertinentes a uma operação de venda. São exemplos desse tipo de NF-e as remessas e retornos.

Mesmo não sendo operações de venda, você deve incluir uma venda utilizando a natureza da operação adequada. Isso fará com que o faturamento não seja computado e o financeiro não seja movimentado.

Depois disso, basta autorizar a NF-e e pronto! Sua operação fiscal estará devidamente registrada.

Ordenando os itens da venda

É possível alterar a ordem dos itens de uma venda. Para isso clique do lado esquerdo do item e arraste para onde preferir.

Data das vendas

Duas datas aparecem no campo Mais informações de uma venda:

• Emitida em: é a data e hora da emissão da venda, ou seja, é quando a venda foi lançada no sistema. Ela não tem relação com a data da autorização da venda. Até ser autorizada você pode alterar essa data.
• Saiu/Entrou em: é a data/hora em que a nota e a mercadoria vão sair/entrar na empresa. Esse campo é utilizado para controle de transporte. Até ser autorizada você pode alterar essa data.

Alterando vendas autorizadas

É possível que você altere dados de uma venda já autorizada, mas apenas os que não interferem na parte fiscal. Clique em alterar e aparecerá os seguintes dados que pode editar.

Próximo número da NF-e

Sempre que a NF-e for autorizada, o Fácil123 gerará um número sequencial. Este número pode vir de dois lugares:

a. Avaliando a última NF-e emitida + 1. b. Checando o número da próxima NF-e programado na série.

O Fácil123 utilizará o maior dos dois números.

A opção (b) é bastante útil quando você já emitia NF-e em outro sistema e agora começou a usar o Fácil123.

Inutilização de uma NF-e

No Fácil123 a função de inutilização não existe, pois o mesmo possui uma série de mecanismos que previnem de um número não ser autorizado.

O primeiro deles é que uma NF-e só recebe um número momentos antes da autorização.

O segundo é que ele autoriza apenas uma NF-e por vez para cada licenciado. Ele organiza as vendas em uma fila e sempre tenta autorizar a do topo da fila.

Ao tentar autorizar uma NF-e, o Fácil123 tentará comunicação com a SEFAZ. Se esta comunicação falhar, a NF-e será marcada como pendente.

Se o usuário tentar autorizar uma segunda NF-e, o sistema voltará na primeira NF-e pendente e tentará autorizar. Caso ele consiga, ele automaticamente tentará autorizar a segunda.

Lei da transparência e o valor aproximado de Tributos

De acordo com Lei Federal nº 12.741/12, conhecida como a Lei da Transparência, todo documento fiscal emitido ao consumidor final deve ter informado o valor total dos impostos refletidos naquela compra.

Você pode observar esses dados no campo DADOS ADICIONAIS nas NF-es emitidas pelo Fácil123.

Esta informação precisa estar em seu documento fiscal, não é um dado opcional. Sua finalidade é transmitir de maneira clara aos consumidores a carga tributária que incide nos produtos comprados.

Os tributos que aparecem na NF-e podem ser diferentes dos impostos recolhidos por sua empresa, pois a intenção da Lei da Transparência é esclarecer sobre a carga tributária de toda a cadeia produtiva envolvida, até a chegada ao consumidor final.

É totalmente plausível sua empresa ter recolhido um valor diferente ao informado na NF-e. Pois, seu fornecedor pode ter pago um imposto maior ou menor, e os valores que aparecem na nota são todos os impostos somados.

O Fácil123 gerencia a tabela de impostos de acordo com o código NCM e a porcentagem de tributos levando em conta se é produto nacional ou importado, e então gera o somatório impresso em sua NF-e, você não precisa se preocupar com esses dados, mas é fundamental que mantenha o NCM correto informado no cadastro de produtos.

Consultando Chave de Acesso

Qualquer pessoa pode consultar a chave de acesso no portal nacional da NF-e ou no site da SEFAZ, do estado correspondente a emissão da NF-e.

A chave de acesso pode ser encontrada na DANFE, ela estará no canto superior esquerdo, abaixo do código de barras.

Perguntas e Respostas

1 – É necessário ter o cliente cadastrado para emitir a nota?

Sim. Para emitir uma nota fiscal eletrônica, tanto o cliente quanto os produtos precisam estar cadastrados.

2 – Às vezes preciso inserir na NF-e uma informação da ordem de compra ou número do pedido. Como devo proceder?

Se precisa que está informação apareça no DANFE da NF-e: - Você pode inserir essas informações no campo Observação ao incluir a nota. - Você pode adicionar informações únicas de cada produto nas Informações Complementares.

Ou caso, você precise informar o número do pedido para que apareça no campo correto do XML, você deve utilizar o recurso Pedido de compra.

3 – Salvei a venda e percebi que enquanto os boletos são gerados não é possível transformar a venda em NF-e; o botão Autorizar não aparece. Por que isso acontece?

Isso acontece para caso seja necessário alterar alguma informação da venda ou do boleto enquanto ela ainda é venda. Pode acontecer algum erro ao gerar o boleto e se fosse possível autorizar a nota o erro apareceria após a nota estar autorizada.

4 – Não consigo gerar um boleto. O que pode estar acontecendo?

Só é possível gerar boletos de notas de saídas. Se você estiver emitindo uma nota de entrada, não será possível gerar boletos.

5 – Posso autorizar uma NF-e com data retroativa?

No Fácil123 não há bloqueios para isso, você pode sim. Porém, essa operação pode influenciar tanto na análise do seu faturamento quanto na parte fiscal da sua empresa. Se preferir, converse com a sua contabilidade referente a parte fiscal.

6 – Ao autorizar uma NF-e com data retroativa qual será a data de emissão da nota?

O Fácil123 considera a data de emissão da venda, ou seja, a data que você fez a inclusão da venda.

7 – É possível cadastrar um cliente no momento da inclusão da venda?

Sim. É só rolar a barra de pesquisa do destinatário até o fim e clicar em "Adicionar pessoa", então faça o cadastro do cliente normalmente e salve.

8 – É possível cadastrar um produto no momento da inclusão da venda?

Não. O que você pode fazer é abrir uma nova guia do Fácil123 e fazer o cadastro normalmente. Após salvar o cadastro, volte para a guia que você estava incluindo a venda e o produto cadastrado aparecerá para você.

9 – Sempre que o lote for informado na venda ele aparecerá na nota?

Sim, quando o lote do produto for informado na produção ou manualmente na própria venda, ele aparecerá na nota e impressão do DANFE.

10 – Como posso inserir o endereço de entrega na nota?

Informe o endereço de entrega na venda. Essa informação aparecerá no DANFE.

11 – Meu cliente solicitou que seja informado o CEI da obra na nota. Como posso fazer isso?

Utilize o campo Observação para preencher essa informação.

12 – Posso aplicar descontos em porcentagem?

Pode sim! no campo de Desconto no total da venda, você pode adicionar o valor em porcentagem que deseja que seja descontado, então o Fácil123 calculará automaticamente.

13 – Alguns estados obrigam a informação do benefício fiscal ao autorizar uma nota que contenha diferimento do ICMS ou redução da base de cálculo de ICMS, por exemplo. É possível pré-cadastrar essa informação no Fácil123?

Sim, seu gestor de contas pode cadastrar o código do Benefício Fiscal na configuração de tributos, em Tributos Estaduais.

14 – É possível informar manualmente o Benefício Fiscal na nota?

Sim, basta informar o benefício fiscal no item tributos na própria NF-e.

15 – Não estou conseguindo inserir os dados do transporte, nem conseguindo continuar digitando a venda. O que pode ser?

Confira se os botões da sua venda estão em modo consulta. Se sim, você deve ter clicado no enter e salvo a venda antes de finalizar. Nesse momento a venda está somente sendo consultada. Por este motivo não consegue adicionar dado algum.

Então clique em Alterar e continuar editando.

Use a tecla "tab" ao invés do enter. Ela fará com que você pule para o próximo campo. A tecla enter fará com que o botão "Salvar" seja acionado.

16 – Gostaria de adicionar espaços entre as linhas nos dados adicionais do DANFE, é possível?

Atualmente isso não é possível, todos as informações que aparecem nos dados adicionais, são em uma linha contínua, separadas por um asterisco quando são dados de campos diferentes.

17 – Não está mostrando todos meus clientes na hora de incluir uma venda, o que pode ser?

Se você tem certeza que seu cliente está cadastrado, e não é uma pessoa arquivada. Tentei fazer a busca refinada de destinatário.

18 – Qual diferença da NF-e para NFC-e?

A NF-e é utilizada para registrar as operações que envolvem a circulação de mercadoria, operação habitual para quem possui indústria, ou negócios online, é mais comum ser emitida em transações entre pessoas jurídicas, diferentemente da NFC-e, é utilizada também para outras operações de compra e venda, incluindo devolução, transferência, complementos, etc.

Já a NFC-e é emitida em cada operação realizada com o consumidor final, é um documento mais simples que a NF-e geralmente é utilizada para operações no varejo com atendimento presencial.

19 – Qual impressora vocês indicam para usar no carro?

Nós não temos indicação oficial de impressora para dentro do carro ou portátil. Recomendamos conversar com quem já presta suporte de informática para sua empresa, alguém especializado em equipamentos mesmo.

20 – É possível utilizar impressora matricial para a impressão dos DANFEs do Fácil123?

Infelizmente não temos essa resposta. Como o DANFE não foi desenhado para ser utilizado em impressoras de impacto, e sim para jato de tinta ou laser, não temos registro de teste de impressão. Não podemos afirmar como ficará a impressão e nem se dará certo. Imaginamos que o código de barras ficará ilegível e que as fontes não respeitarão o tamanho padrão do manual da NF-e.

21 – Qual é o enquadramento legal padrão para emissão de notas?

Para as empresas não contribuintes do IPI com CST 99, o código de enquadramento é "999", isso para empresas que não possuem benefícios fiscais de IPI. O mesmo código serve para o Simples Nacional.

Porém, observe como deve ser o enquadramento de acordo com o tipo de tributação de IPI e a emissão de NF-e, de acordo com a Nota Técnica 2015/002:

• Para CST de IPI com Imunidade – NF-e de Entrada "04" ou NF-e de Saída "54", o Código de Enquadramento deve ser de "001" a "099"
• Para CST de IPI com Suspensão – NF-e de Entrada "05" ou NF-e de Saída "55", o Código de Enquadramento deve ser de "101" a "199"
• Para CST de IPI com Isenção – NF-e de Entrada "02" ou NF-e de Saída "52", o Código de Enquadramento deve ser de "301" a "399"
• Para CST de IPI com Redução – NF-e de Entrada "49" ou NF-e de Saída "99", o Código de Enquadramento deve ser de "601" a "608"

O Fácil123 atende exclusivamente código de enquadramento "999", caso sua empresa se encaixe nas outras situações, entre em contato com seu gestor de contas.

22 – Como preencher o transporte na venda?

O Fácil123 tem campos específicos para preencher o transportador na venda.

23 – Como emito uma nota para venda a pronta entrega?

Para emitir a nota a pronta entrega, o primeiro passo é você conversar com a sua contabilidade para saber qual CFOP e CST utilizar. Com esses dados em mão, você irá emitir uma nota fiscal, nos mesmo padrões que apresentamos acima, contendo todos os produtos que será transportado no veículo.

24 – Como utilizo consumidor final no campo destinatário?

Para utilizar o consumidor final no campo destinatário de uma venda é necessário que o cadastro tenha cidade e estado informado.

25 – Onde encontro a chave de acesso da NF-e?

A chave de acesso pode ser encontrada na DANFE, ela estará no canto superior esquerdo, abaixo do código de barras.