Importação automática de compras
Com o Fácil123 você não precisa mais aguardar as notas dos fornecedores chegarem na sua empresa para depois lançá-las.
O sistema irá importar as notas emitidas contra o CNPJ da sua empresa diretamente da SEFAZ e irá importar o XML automaticamente, sem sua interação.
Habilitando o APP
Para utilizar este recurso, a empresa deve ter o app "Importação automática de compras" instalado na App Store.
Importante: O importador automático de compras funciona somente para empresas que utilizam o certificado digital tipo A1.
Definindo Quadro e Etapa padrão
O responsável pelas configurações do sistema deve definir o quadro e etapa padrão para as compras importadas automaticamente:
- Após criar a etapa e habilitar o APP, clique no ícone de Engrenagem no menu superior → clique em Compras
- Na importação automática, selecione a opção Compras no Quadro para importação automática de compras
- Selecione a Etapa para importação automática de compras
- Selecione se o lote deve ser importado automaticamente
As opções de importação de lote são:
- Não definir: O sistema não vai preencher o lote automaticamente
- Usar as tags de lote: Usa apenas as tags específicas de lote da nota (indicado para farmácias)
- Tentar adivinhar: Prioriza as tags específicas de lote; se indisponíveis, usa IA para adivinhar a partir das informações complementares
Importante: A etapa padrão deve ser analisada antes de ser registrada como compra. Sugere-se verificar as configurações da etapa para que ela não gere registros financeiros, movimente estoque, atualize custos ou impacte o planejamento de produção antes da verificação.
Passo a passo
Para visualizar as importações: Clique em Compras → clique em Quadro → na etapa Conferir você encontrará todas as compras importadas automaticamente.
Atenção: Na primeira ativação da importação automática, o sistema busca todas as compras emitidas para o seu CNPJ, incluindo as retroativas. Valide também a etapa Conferir nos meses anteriores.
O sistema importa apenas notas de operação normal (ex.: compra de mercadorias). Notas complementares, de demonstração, de brinde, de devolução e de ajuste não são importadas automaticamente.
O comportamento da importação automática é o mesmo da importação manual de XML, mas elimina a espera pelo envio dos XMLs pelos fornecedores. Após a importação do XML para a etapa Conferir, o usuário deve verificar a nota, os dados do fornecedor, associar itens se houver novos e informar a forma de pagamento se estiver faltando.
Excluindo uma compra importada automaticamente
Caso todas as compras já estejam lançadas, podem aparecer notas duplicadas importadas. Basta excluir a compra da etapa Conferir.
Notificação de erros das importações automáticas de compras
Os usuários podem receber notificações quando as importações automáticas falham via Central, E-mail e/ou Chat. O responsável pelas configurações do sistema pode habilitar essas notificações.
Log das integrações das importações automáticas de compras
Ao ser notificado de erros de importação, revise os registros em "Logs das Integrações" clicando na notificação. Para verificar todas as importações recentes: Clique na foto do seu perfil → clique em Log das Integrações → aplique os filtros desejados.
Regras de funcionamento
- Fornecedores são cadastrados automaticamente se não existirem
- Se o produto importado foi utilizado em compras anteriores, a vinculação ocorre automaticamente
- Conversões de unidade de medida ocorrem automaticamente para produtos conhecidos
- Importações com vinculação de produto pendente são salvas como rascunho
- Apenas notas com finalidade "Normal" são importadas; devoluções e outros eventos exigem lançamento manual
- O importador registra XMLs de notas de saída dos fornecedores (entradas no Fácil123)
- Deve ser usado exclusivamente no Fácil123; importações simultâneas de outros sistemas ou contabilidade geram erros, pois a SEFAZ permite apenas um local de download
- Notas de remessa de industrialização são importadas
- Notas complementares, de devolução e de ajuste não são importadas
Erros na importação
Erro: Consumo indevido no download dos eventos de DF-e iniciando no nsu #XXX
Este erro ocorre quando múltiplos locais fazem download dessas notas da SEFAZ. Pare a importação no outro local para que o Fácil123 retome o funcionamento.
Perguntas e Respostas
Se eu não quiser importar uma nota para compras, basta excluí-la da etapa de conferência? Sim, exclua qualquer compra já lançada ou indesejada.
Repasso XMLs mensalmente para a contabilidade; posso baixar esses XMLs importados pelo sistema? Selecione as compras lançadas na tabela → clique em Download dos arquivos XML → envie para a contabilidade.
Essas compras importadas vão movimentar o estoque? A configuração da etapa determina se as compras afetam o estoque. Recomendação: não movimente o estoque inicialmente; após a verificação, mova para uma etapa que o faça.
Por que minhas notas de devolução não foram importadas? Apenas notas de operação normal são importadas (compras de mercadorias). Notas complementares, de demonstração, de brinde, de devolução e de ajuste não são importadas automaticamente.
Notas já importadas anteriormente aparecerão novamente? Os registros existentes permanecem inalterados. Essas notas são reimportadas; na verificação, exclua as duplicatas da etapa de conferência. A coleta completa da SEFAZ ocorre quando a sincronização é ativada, então duplicatas aparecem naturalmente.
O quadro de Compras contém o que já está em estoque e lançado? Sim, o quadro de Compras contém as compras lançadas anteriormente.
Como as compras chegam ao módulo financeiro? Dois métodos: movendo etapas diretamente no quadro, ou editando dentro da compra. Mover no quadro costuma ser mais rápido.
Sei que tenho uma compra com nota emitida, mas ainda não importou; o que faço? As importações automáticas podem levar várias horas. Aguarde aproximadamente três horas; se ainda estiver faltando, solicite análise via chat.
Quando uma nota está na etapa de conferência mas já aparece nas compras. Não deveria aparecer apenas ao mover para a etapa de compra? Na visualização de tabela de Compras, o Fácil123 mostra 100% das compras sem diferenciação de etapa. Apenas o quadro diferencia por etapa.
Por que notas de frete não estão sendo importadas? Notas de frete não podem ser importadas no Fácil123; apenas notas de operação normal são importadas (compras de mercadorias).
Qual a diferença entre a importação automática e o registro de compra por XML? A importação automática elimina a espera pelo envio das notas pelos fornecedores e o download manual dos XMLs, tornando o processo mais rápido e simples.
Notas de remessa de industrialização serão importadas? Sim. Notas complementares, de devolução e de ajuste não são importadas automaticamente.
O que acontece quando uma NF-e importada é cancelada? O Fácil123 não toma nenhuma ação se cancelada após a importação (já importada quando autorizada). A compra pode ser excluída manualmente. Notas canceladas nunca são importadas.
O importador trouxe notas em que o destinatário não é minha empresa. Por quê? O Fácil123 importa notas em que a empresa participa do XML. Se o CNPJ da empresa está autorizado ou é o transportador, ele importa. Exclua se indesejado.
Como recusar uma nota fiscal de compra por produtos não entregues? Recuse uma NF-e diretamente na SEFAZ:
- Acesse o Portal da Nota Fiscal Eletrônica da sua SEFAZ
- Encontre "Manifestação do Destinatário"
- Insira a chave de acesso da nota e o motivo da recusa
- Confirme a operação