Envio das notas para a contabilidade

Com o Fácil123 sua empresa tem uma tarefa a menos para fazer: enviar as notas para a contabilidade.

Temos duas maneiras fazer isso de maneira automatizada:

1- Enviar via e-mail as notas emitidas, todo mês; 2- Download via sistema da contabilidade;

Verifique junto a sua contabilidade qual melhor opção.

Enviar via e-mail as notas emitidas

Enviaremos automaticamente, todo dia 01 do mês subsequente, suas notas (DANFE + XML) para o e-mail cadastrado nas configurações da contabilidade.

Todo dia primeiro de cada mês, no início da manhã, o sistema verificará se existe contabilidade configurada e se houve notas emitidas. Se sim para ambos, o e-mail será enviado automaticamente. Veja aqui como ativar essa funcionalidade.

Caso sua contabilidade não tenha recebido os e-mails contendo os XML das notas emitidas, você pode tentar fazer o envio manualmente.

Nas configurações da contabilidade passe o mouse sobre a opção "Enviar mensalmente os arquivos da NF-e / NFC-e por e-mail e depois clique em Enviar agora.

Recomendação: antes de ligar o envio de e-mail automático para a contabilidade, sugerimos confirmar que eles desejam receber este e-mail. Caso contrário, a contabilidade poderia nos marcar como SPAM. Caso muitas contabilidades nos reportem como SPAM, a entregabilidade geral de todos os e-mails do Fácil123 poderia ser comprometida.

E-mail enviado

Na mensagem enviada por e-mail, estará o link do arquivo, que pode ser baixado e extraído no computador. Este link tem validade de 30 dias.

Quando as Notas são enviadas

Para garantir que todas as notas sejam enviadas para a contabilidade, o critério adotado é a data de autorização da nota.

Ou seja, no dia 1º do mês subsequente são enviadas para a contabilidade todas as notas autorizadas, do dia 1º ao último dia do mês anterior. A data de emissão não é critério, pois haveria risco de alguma nota não ser enviada.

Exemplo: Se uma nota foi emitida em 31/01, mas só autorizada em 02/02, ela será enviada no fechamento de fevereiro (em 01/03).

Caso seja necessário autorizar uma NF-e com data retroativa do mês anterior, envie a nota manualmente para contabilidade, informando que foi emitida em uma data e autorizada em outra data.

Download via sistema da contabilidade

A maioria dos sistemas contábeis atualmente faz download dos documentos que referenciam o CNPJ da contabilidade em junto ao SEFAZ.

Ao informar o CNPJ da contabilidade dentro do XML das suas notas, teoricamente o sistema da contabilidade pode efetuar o download automaticamente. Antes de tentar utilizar este recurso, verifique se o sistema da sua contabilidade é compátivel.

Veja aqui como habilitar o CNPJ no XML das suas notas.

Arquivo enviado para contabilidade – XML de cancelamento

Quando uma nota é cancelada, o arquivo enviado para a contabilidade é o XML do Cancelamento, não é enviado o XML da Nota Cancelada.

O XML de Cancelamento segue todas normas técnicas e layout de acordo com os documentos: Legislação CONFAZ – AJUSTE SINIEF 17, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2016, Nota Técnica 2011.006 e Manual de Orientação do Contribuinte.

Conferindo notas enviadas

Se as notas enviadas não estiverem batendo com o valor que a sua contabilidade somou, tem algumas informações que precisam ser conferidas:

• Colunas do quadro que não totalizam como vendas: Confira se tem NF-es autorizadas em colunas que não totalizam como vendas. Se tiver, essas vendas não irão somar.
• Vendas marcadas como "não totalizar como venda": Vendas marcadas para não totalizar como venda, não serão somadas.
• NF-es em etapas que não deveriam estar: NF-es que estão em etapas como orçamento, não irão somar.
• NF-es autorizadas após a virada do mês: As notas são enviadas conforme a data de autorização, não de emissão.
• Notas de estorno/devolução referente a notas do mês anterior: Se tiver notas de estorno/devolução, a contabilidade deve abater o valor dessas notas e não somar.
• NF-es canceladas: Confira se a soma da contabilidade está abatendo as notas canceladas.
• NF-es com natureza de operação de saída marcadas como entrada: Procure por notas com natureza de operação de saída que estejam marcadas como entrada.

Se mesmo após fazer todas as conferências você ainda tiver dúvidas, nosso suporte poderá te ajudar.

Perguntas e Respostas

1- O que devo fazer se precisar emitir uma nota com data retroativa? R: Quando houver a emissão de uma nota com data retroativa, entre em contato com a sua contabilidade. Eles irão orientar se é necessário fazer o envio manual da nota ou se é melhor aguardar o envio automático, que acontece assim que a autorização for concluída.

1- Se eu precisar enviar documentos com períodos diferentes do mês anterior, como posso fazer? R: Nesse caso você poderá fazer download dos documentos para o período desejado, e enviar manualmente para contabilidade via e-mail.

2- Como faço download do XML de cancelamento de uma NF-e/NFC-e? Posso fazer download do XML diretamente na tela do Fácil123? R: Nesse caso o botão de Download do XML no Fácil123 não baixa o XML das NF-e/NFC-e canceladas. Veja nesse material como fazer.