Incluindo uma venda

Registrar vendas oferece diversas vantagens para a gestão da empresa, incluindo manter o histórico de faturamento e controlar estoque e finanças.

Emitindo uma NF-e

Após incluir a venda, o próximo passo lógico é emitir uma NF-e. A venda recebe um número de NF-e após a autorização. Antes da autorização, apesar de gerar registros financeiros, não é um documento fiscal.

Isso significa que você não pode usar uma venda para fins de transporte ou outras operações que exijam um documento fiscal NF-e.

Alguns regimes tributários (como MEI) ou operações especiais podem dispensar a empresa da emissão de NF-e. Nesses casos, basta incluir a venda e a movimentação financeira é gerada automaticamente.

Adicionar pessoa na tela de vendas

Se o cliente ainda não estiver cadastrado ao incluir uma venda, é possível adicioná-lo diretamente na tela de vendas:

1. No campo destinatário, role até o final ou pesquise pelo nome do cliente
2. Clique em adicionar pessoa
3. Preencha os dados do cliente, assim como na tela de cadastro de pessoas
4. Clique em salvar

O novo cliente é registrado e selecionado na venda.

Editando pessoa na tela de vendas

Após selecionar o destinatário, é possível modificar seu cadastro (requer que o destinatário esteja preenchido):

1. Clique no ícone de lápis ao lado do campo destinatário
2. Faça as alterações desejadas
3. Clique em salvar

Buscando Destinatário

Ao buscar o destinatário, é possível visualizar o nome, CNPJ/CPF e cidade. O Nome Fantasia (quando cadastrado) aparece abaixo da razão social.

Se não houver nome fantasia, apenas a razão social é exibida.

Permitir a edição do indicador de presença e destino da operação na venda

Na maioria dos casos, o Fácil123 determina automaticamente os campos da NF-e para "Indicador de presença" e "Destino da operação". Porém, em situações específicas, os usuários podem controlar manualmente esses campos.

Adicionando produtos

Na tela de vendas:

1. Informe o produto a adicionar
2. Informe a quantidade a vender
3. Se necessário, preencha o valor unitário (se não estiver pré-preenchido do cadastro do produto)
4. Informe o desconto, se aplicável
5. Confirme

Você pode informar valores inteiros ou percentuais para descontos. Exemplos: R$2,50 ou 10%.

Pesquisando produtos

Para produtos com nomes extensos ou cadastrados apenas com um dígito:

Por nome: escreva as duas primeiras palavras com a primeira palavra escrita completamente para receber resultados precisos.

Por número de cadastro: use o número seguido de uma vírgula.

Data das vendas

Duas datas aparecem no campo Mais informações:

• Emitida em: data e hora em que a venda foi lançada no sistema. Não tem relação com a data de autorização. Pode ser alterada antes da autorização.
• Saiu/Entrou em: data e hora em que a nota e a mercadoria saem/entram na empresa. Usada para controle de transporte. Pode ser alterada antes da autorização.

Ordenando os itens da venda

Para alterar a ordem dos itens:

1. Clique no lado esquerdo do item
2. Arraste para a posição desejada

Conteúdos salvos

Para usar conteúdos salvos em uma venda:

1. No campo observações, clique no ícone de conteúdo salvo
2. Selecione o conteúdo desejado
3. Clique em salvar

A informação aparece na versão impressa.

Imprimindo rascunho

Para imprimir um rascunho da venda:

1. Na parte inferior da tela de vendas, clique em imprimir
2. Clique em rascunho

Seu rascunho é impresso.

Integração com o financeiro

Quando uma venda com parcelas é incluída, o Fácil123 gera automaticamente transações financeiras para cada parcela, permitindo um controle efetivo de contas a receber.

Se você modificar uma venda e alterar dados de parcela ou o cliente, o sistema destrói as transações anteriores e cria novas. Outras modificações não afetam os registros financeiros.

Integração com o estoque

Assim como a integração financeira, o Fácil123 movimenta automaticamente o estoque sempre que uma venda é incluída, alterada ou cancelada.

Momento em que o estoque é registrado

Para novas vendas: o Fácil123 remove ou adiciona quantidades conforme a natureza da operação escolhida.

Para alterações: o sistema modifica o saldo apenas para itens modificados: - Quando um novo item é incluído - Quando o produto é modificado - Quando a quantidade muda - Quando um item é excluído

Itens não modificados não são movimentados. Itens modificados são estornados e relançados. É possível alterar a natureza da operação (ex.: de saída para entrada), causando o estorno e relançamento de todas as quantidades.

Para cancelamentos: simplesmente estorna todos os itens.

Perguntas e Respostas

É necessário cadastrar o cliente antes de incluir uma venda? Sim. Tanto clientes quanto produtos devem estar cadastrados.

O e-mail é enviado automaticamente ao fazer uma venda? O Fácil123 possui essa funcionalidade, mas requer ação manual. E-mails também podem ser enviados automaticamente via automações.

O que é uma venda simples? A venda simples é uma venda que ainda não foi transformada em NF-e. Ela se torna uma NF-e após clicar no botão Autorizar.

É possível cadastrar cliente durante a inclusão da venda? Sim. Role a barra de busca de destinatário até o final e clique em Adicionar pessoa.

É possível cadastrar produto durante a inclusão da venda? Não. Abra uma nova aba do Fácil123 para cadastrar o produto, depois retorne à aba de vendas.

É possível bloquear descontos em vendas? Sim, através de validações personalizadas.

Posso aplicar descontos em porcentagem? Sim. Tanto no campo Desconto quanto nos itens individuais, adicione valores percentuais e o Fácil123 calcula automaticamente.

Se não tenho estoque do produto, posso vender mesmo assim? Sim. O sistema mostra a quantidade em estoque, mas não bloqueia saldos negativos.

Como aplicar desconto de um recebimento de venda?

Primeiro, verifique se a venda está autorizada como NF-e ou se é uma venda simples.

Para vendas simples: acesse a venda e aplique valores de desconto nos itens.

Para NF-e: como a autorização já ocorreu, aplique o desconto no Financeiro: 1. Localize o recebimento 2. Clique nele 3. Em Descrição, anote o motivo do desconto 4. Altere o Valor 5. Clique em "Atualizar somente esta" (parcela única) ou "Atualizar esta e as próximas" (todas as parcelas)

Importante: esse tipo de movimentação acaba afetando seus relatórios. Os totais de vendas podem diferir das transações recebidas.